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第834期
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【2017/9/22 】 |
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從行政工作談時間管理 【文/余志呈候用校長 臺北市立中正國中學務主任】 |
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夏末蟬聲高昂地在校園枝頭一直響個不停，彷彿在宣告暑假即將結束，新的學年度即將來臨了，新年度的工作計畫「擬好了沒？擬好了沒？」而在106學年度學輔主任會議上剛好請我分享「如何做好時間管理」，就想說野人獻曝，以本身在行政工作上來看如何做好時間管理。
其實我們無法管理「時間」本身，能管理的是個人使用時間的「習慣」，換句話說，要做好時間管理，與其花時間煩惱如何擬定規劃，把最多的工作塞進有限的時間表裡，還不如徹底檢討、修正你的工作習慣或方式，減少時間的浪費。既然是習慣，每個人都可以養成時間管理的「好習慣」，好的時間管理習慣是提高效率、減輕壓力的不二法門。我個人認為時間管理的目的不該被狹隘地定義為做很多事，或保持忙碌，應該是運用有限的時間去做「該做的事」或是「有成效的事」。
接下來我們來看看職場上常見的兩個壞習慣，首先看學生症候群。什麼是學生症候群？就是學生不到最後一刻，絕不動手做的普遍現象。例如某次的課程作業需要兩天時間來完成，請問在二個禮拜前把作業指派下來和一個禮拜前指派下的結果有差異嗎？兩天前開始動手有何問題嗎？而最後這兩天內總是會有延誤的事情發生，例如：身體不適、其他科的指定作業、親朋好友來訪……要改正此壞習慣的策略就是－立刻動手做，唯有立刻動手做才能消彌此壞習慣於無形，而且也能改正第二個職場上常見的壞習慣－帕金森定律。帕金森定律: 「只要還有時間，工作就會不斷擴展，直到用完所有的時間。」像前面所述，若某次的課程作業需要兩天時間來完成，請問在七天前開始行動和二天前開始行動的結果有差異嗎？當知道還有七天的時間可用時，他可能很自然地把原來兩天可以完成的事情最後花七天來完成。所以，立刻動手做！
立刻行動－分輕重緩急，將工作分成緊迫、不緊迫及重要、不重要的四分法，判斷的準則在於分析每件事的輕重緩急。同一時間無法進行十件事，即使將十件事分成十個時間進行，亦須明確訂出工作進行的前後順序。順序的排列不是依照自己的喜愛程度，而應該視事情本身的重要性而定。優先處理事項不應該是自己最喜歡的事，而是永遠要將最重要最緊迫的事排在第一位。
為讓自己工作能符應不同對象需求，需要精確掌控與傳承，以自己擔任學務主任角色來分享在學校行政工作的經驗：
一、擬定Sop流程：
參酌臺北市國民中學學輔主任手冊內容修正為各校符合所需的SOP。
二、製作學期行事簡曆：
教務處負責彙整後，自主分列為「全校性事務與會議」、「學生課程及活動升學」及「考試及重大競賽」三項。並可印發予學生黏貼，或提供網路電子檔下載。
三、製作學期週班會行事曆：
每學期末（5月及12月）即開始擬定下一學期行事曆，跨處室安排週班會及重大活動於期末課發會定案，寒暑假就可以按部就班進行。每開學期初將學期週班會列表公告，並在各班級布告欄張貼。
四、製作處室學期行事曆：
以組別分類，依月份週次將重要日程填入，彙整成全處室全學期行事，將有利主任及組長全貌掌控各月份各週行事大重點。
五、製作作業進度管控表：
以業務為主題，依月份周次將重要日程填入，彙整成全處室全學年行事，有利於組長了解每個業務的脈絡。
六、製發週行事曆：
（一）製作處室週行事曆：每週處務會議協調確認後發放處室人手一張，夥伴均可協助支援或電話回應，管理中兼具情感交流。
（二）製作通用週行事曆
提供跨處室及導師運用。
七、召開處務會議：不同時間點召開不同重點的處務會議。
（一）期初第一次擴大處務會議，期末世界咖啡館檢討與跨組提供意見。
（二）每週於主管會報後隔天即召開處務會議，承辦夥伴提供分工或計畫草案討論。
（三）追蹤前一週業務執行情形及進行業務檢討。
（四）確認下週行事曆。
八、期末業務檢討：
（一）各組長總檢討業務以利來年辦理或交接者順利銜接不會再犯同樣問題。
（二）可簡化到各活動後結束即檢討呈現。
（三）檢視各組合作情形。
九、資源整合：
善用法令工作手冊及工作執掌一覽表，另以表件掌控經費執行。
十、活動事先通知：
提供老師及學生提前安排課務及作息，亦提前幫承辦處室思考課務後續；散播美意與降低衝突，也減少臨時的抱怨與衝突。
浪費時間的情況，每天包圍著你我，你必須充分體悟，才能抓住這個一旦失去就永不復返的最寶貴資源。運用有效技巧，並小心避免人們在各方面經常會犯下浪費時間的情況，你就可以全面掌握自己的時間，做時間的主人。 |
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