對公文作業的要求 台北市教育局老師 2007/12/14
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對公文作業的要求:

一、公文按規定時效處理,不得延誤。

公文處理,普通件(白色卷宗)六天、速件三天、最速件(紅色卷宗)一天、議會查詢交辦案件(綠色卷宗)隨到隨辦。請確依規定時限辦理。

機密案件請用黃色卷宗,必須親持會辦。

辦畢後請至少每二週歸檔乙次。

二、細心核稿,審慎校對不得錯誤遺漏。簽辦時間請用阿拉伯數字八碼註明。

三、要歸檔之公文請依規定審慎填寫『檔號與保存年限』並加蓋職章,此外頁碼也是不可少的。

四、公文歸檔後如需借調,請承辦人攜公文登記簿(應列入移交),填寫『調借單』由主管核章後送文書組辦理。非相關業務而需調卷,請先簽准。

五、退文請於八小時內透過主管協調辦理。

六、所有文稿力求精簡、條述,表格化。

七、所擬建議(辦法)祇有具體可行的答案,而不要把問題留給主任、校長替你解決。

八、沒有完成協調查證的案件不簽,尤其向上級申請需求,必須先完成幕僚協調再簽文,較具成功公算,並維主官信譽。如遇較大的請購案件(視各校內規而定,例如超過一萬元)請先查明預算科目、項目,確定有錢可以支應,再簽出來,而不是丟出問題,要大家去替承辦人想辦法!

九、下了命令就要督導,督導時要有計畫、有準備、有結果、有報告,以考核下級對命令執行之成效。督導報告時要有根據、有實例。

十、經費運用依年度校務計畫,所編列項目支用,較具運用彈性之項目,應在單位整體上作考量,相互支援。

十一、承辦人必須具備文書處理軟體的基本能力,以最常用的WORD為例,公文寫作基本WORD 能力自我評量表如附件供參。

 
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