信件、包裹、傳真收發流程(參考範例) 台北市教育局老師 2007/11/30
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﹙學校名稱﹚信件、包裹、傳真收發流程(參考範例

作業流程

注意事項

收受

信件、包裹:警衛室值班人員

傳真:文書組

登記簿:掛號、限時、包裹紀錄送達時間及領取人

招標文件登記收到時間與送件人後立即送至事務組。

公文傳真視同公文處理。

廣告信函陳列招領。

公務電話記錄。

 

登記

信件、包裹:警衛室值班人員

傳真:文書組

 

 

發送或通知領取

文書組幹事或工友

私人信函通知老師領取。

公函及公務信件視同公文必須簽收。

 

發送簽收

文書組幹事或工友

掛號、限時、包裹領取時間及領取人員需簽收備查。

第八節 校慶畢業典禮活動請柬及謝函之製發流程(參考範例

作業流程

參與單位與注意事項

資料名單建立

 

主任(秘書):社會名流、社區人士

人事室:退休教師資料

事務組:廠商資料(視各校決定)

文書組:府、局、民意代表、歷任校長

家長會:家長委員資料

校友會:校友名冊

 

名單更新

資料電腦建檔,可隨時更新。

 

 

請柬內容印製

訓育組擬稿、校長核定、 事務組採購。

 

 

校稿

 

訓育組、事務組。

 

 

寄送

 

文書組、連絡員

 

 

賀卡賀電收受

 

文書組

 

 

統計並登錄各單位致送之賀卡、賀電、花籃等

文書組會同事務組完成後陳核

 

謝函寄發

 

謝函樣張先簽核,文書組再寄發

 

                          

邀請名單由業務單位匯集,儘早擬出,請校長勾選確定,以便估計請柬印製份數。請柬至少必須提前一個星期寄送,重要的貴賓必須一一確認其是否有收到請柬,以免失禮。

 
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