﹙學校名稱﹚信件、包裹、傳真收發流程（參考範例）
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作業流程
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注意事項
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收受
信件、包裹：警衛室值班人員
傳真：文書組
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登記簿：掛號、限時、包裹紀錄送達時間及領取人
招標文件登記收到時間與送件人後立即送至事務組。
公文傳真視同公文處理。
廣告信函陳列招領。
公務電話記錄。
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登記
信件、包裹：警衛室值班人員
傳真：文書組
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發送或通知領取
文書組幹事或工友
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私人信函通知老師領取。
公函及公務信件視同公文必須簽收。
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發送簽收
文書組幹事或工友
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掛號、限時、包裹領取時間及領取人員需簽收備查。
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第八節 校慶畢業典禮活動請柬及謝函之製發流程（參考範例）
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作業流程
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參與單位與注意事項
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資料名單建立
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主任（秘書）：社會名流、社區人士
人事室：退休教師資料
事務組：廠商資料（視各校決定）
文書組：府、局、民意代表、歷任校長
家長會：家長委員資料
校友會：校友名冊
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名單更新
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資料電腦建檔，可隨時更新。
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請柬內容印製
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訓育組擬稿、校長核定、 事務組採購。
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校稿
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訓育組、事務組。
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寄送
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文書組、連絡員
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賀卡賀電收受
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文書組
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統計並登錄各單位致送之賀卡、賀電、花籃等
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文書組會同事務組完成後陳核
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謝函寄發
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謝函樣張先簽核，文書組再寄發
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邀請名單由業務單位匯集，儘早擬出，請校長勾選確定，以便估計請柬印製份數。請柬至少必須提前一個星期寄送，重要的貴賓必須一一確認其是否有收到請柬，以免失禮。