如何撰擬公文：

一、稱公文者，謂處理公務之文書。

二、公文程式之類別如下：

（一）令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。

（二）呈：對總統有所呈請或報告時用之。

（三）咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。

（四）函：各機關公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。

（五）公告：各機關對公眾有所宣布時用之。

（六）其他公文。

三、公文之書寫方式：

採直式橫書方式書寫，請盡量使用「市府公文處理整合系統公文製作軟體」。

公文得分段敘述，冠以數字。

四、公文文字：

公文文字應『簡、淺、明、確』，並加標點，字體一般用標楷體不加粗。

五、學校最常用的公文有：簽陳、函稿、公告

（一）一般簽陳分三段：主旨、說明、擬辦。

函件分二段：主旨、說明。

公告分二段：主旨、說明。

（二）主旨：本文之主旨，簡短不超過六十個字。

（三）說明：研究（分析），分段條述。

1.緣起、依據（法令、裁示、年度工作計畫、前簽、會議決議等）。

2.經過（協調）。

3.處理說明（擬案）。

4.分析、比較：文字、附件。

（四）擬辦（辦法）結果：具體明確。（簽陳才有）

建議如何辦？其中有問題如何解決？

例如：

1.簽陳----【說明一與說明的冒號齊】

主旨：陳「○○○○○○」案（辦法）如附件，『敬』『懇』請核示（鑑核）！

說明：

一、依教育局○○○年○月○日北市○字第○○○○○○○○○○○號函辦理。

二、來文旨揭○○○○，已協調○○處、○○組會同辦理。

三、詳細流程分工表如附件。

擬辦：奉核可後，擬

一、○○○○○、、、、

○○○○○○○。

二、○○○○○○。

2. 函----

主旨：檢送本校「○○○○○○」如附件，請查照（鑑核）！

說明：

一、依教育局○○○年○月○日北市○○字第○○○○○○○○○○○號函辦理。

二、請○○○、○○○惠予賜助。

3. 公告----

主旨：公告「○年○班學生○○○因○○記大過乙次」以儆效尤！

說明：依本校○○○年○月○日訓導會議決議案辦理。

六、注意事項：

（一）避免過多的贅敬語，如：【敬】請核示、【恭】請鈞裁。

（二）遣詞用句，要『簡淺明確』，絕不可模稜兩可。金錢數字要用大寫。

（三）簽陳不應塗改，長官核稿修改較多，應重新謄寫清稿再陳。

（四）文件、證明必須用印時，要先簽獲准才可以蓋大小印。

七、凡要發文也必須先簽，一般分三種：先簽後稿、簽稿並陳、以稿代簽。

（一）先簽後稿：案件複雜、重大或奉核後有發文必要時用之。

（二）簽稿並陳：確定要發文，以簽陳說明並將函稿附在後面。

（三）以稿代簽：例行的發文。

八、簽辦外文時，直接於公文上擬辦即可，注意要加會相關處室，漏掉沒知會或不需會多會都是有責任或不恰當的。此外，我們簽章的位置不要蓋過局長的簽名章，以維行政倫理。