國際教育旅行SOP 百齡高中老師 2008/1/11
關鍵字 :  

學生事務處重點工作標準作業程序

工作項目

國際教育旅行

編號

B018

承辦單位

各校指定

承辦人

各校指定

法令依據

1.教育部「教育部補助高中職學校推動海外教育旅行經費審查原則」。(附件一)

2.教育部「教育部所屬學校及實施作業基金機關因公派員出國案件處理要點」。(附件二)

3.教育部「教育部補助及委辦經費撥核結報作業要點(附件三)

4.「臺北市政府教育局審核學校申請藝術展演交流經費補助作業須知」(附件四)

會辦單位

作業流程

執行時間

作業要領

注意事項

承辦人

相關處室

相關老師

家長會代表

召開籌備會議

擬定國際教育旅行草案

會議記錄及計畫修正案陳核

詳請自行下載

 

*查閱之前活動辦理的公文及紀錄(或向其他學校請教)

*調查及彙整親師生對活動辦理的意見,為本年度出訪的主題定調

*確定校內承辦單位

 

各處室主任、相關老師、

家長代表、

學生代表

承辦人

 

出訪前一年

*會議場地預借,發出開會通知單

*成立籌備小組(含主籌劃者)

*商定此次國際交流主題、參訪時間、參訪形式或參訪國家…等議題

*於公開場合宣導並鼓勵報名(需先做意願調查,並清查弱勢學生人數,以利補助申請佐證)

*可先詢問教育部國際教育旅行聯盟,欲參訪國家有無適當學校推薦、或本校參訪有接待意願的學校

*如欲向教育部中辦提出補助申請,則需特別注意「教育部補助高中職學校推動海外教育旅行經費審查原則」相關內容人數、天數、國家、交流學校數、補助資格、參訪時段限制…等要點。

*如欲向臺北市教育局提出補助申請,則需特別注意「臺北市政府教育局審核學校申請藝術展演交流經費補助作業須知」相關內容與要求。

*需考量學校特色、資源、師資、探詢學生意願並粗估可能參加學生人數。

*目前教育部中辦可接受『國際教育旅行聯洽日方學校申請』。填報後1-2月會有回應。

 

承辦人

 

會後2天內

*若會辦過程中,仍出現不同的意見則可先進行個別溝通,再陳請校長裁示。

*若有必要時,可再召開第二次籌備會

 

承辦人

籌備小組

相關師資群

行程初步接洽規劃

計畫申請(各種管道補助申請)

 

確認經費補助各案審核通過

確認報名名單、

並訂定收費金額與流程

提出採購招標需求

 

每年12月以前

    接洽可能的參訪交流學校

    擬定本校國際教育旅行實施計畫(含行程計畫、籌備計畫…)

 

承辦人

籌備小組

 

每年12

    向教育部中辦提出經費補助申請,務必於規定時間前將本年度計畫陳報出去(逾期不受理)

    依各校活動性質向相關單位申請補助(並不一定都可獲得經費補助)

*經費補助其他管道:交通部觀光局、台灣觀光協會、僑委會、各校家長會、社區資源…

承辦人

籌備小組

 

提出申請之隔年2-3

    依當年度審查原則,可能需要親赴複審會議備詢或做相關事宜的確認。

    確認教育部中辦來文核撥經費金額無誤。

    與國際教育旅行聯盟保持密切接觸,適時請益。

*經初審、複審後會核定,並公告獲補助學校名冊

承辦人

總務處

各處室主任

 

出團前4個月

    預估此團人數上限(規劃案上需寫明─依實際參加人數為準)

    事前討論招標規劃案的重要項目與詳細內容(如協助聯繫參訪學校、旅外期間之必要服務與設備、各項違約罰責…)

    公開招標依採購法辦理。如欲採用最有利標,則需先取得主管機關同意。

    開標過程與討論內容須全程錄影或錄音,以為日後佐證。

    需慎重考慮國外旅遊需求(如租用當地手機與門號、機票護照保管之配合…)並納入合約內容

    需保留機票、登機證等單據,回國核銷

 

承辦人

出納組

 

於招標完成、補助申請核准後進行

    完成含實施計畫之招生宣傳、家長同意書與學生公約,並廣為宣導(如報名踴躍,可增設篩選機制)

    進行收費與核對事宜(依各校情形,採取分期或一次繳費)

    清查已報名之弱勢學生人數。

    注意是否另有其他學生問題出現(如:有繳費困難、家長疑慮、導師意見等)

    應需將行程表、活動經費表、預定課程規劃明列於通知單上,以利家長了解活動之安排。

    通知單上需列繳費金額、繳費方式與繳費期限

承辦人

籌備小組

相關師資群

得標廠商

安排訓練課程並執行、課程經費估算

行前行政作業規劃

 

活動行前路勘

 

 

為期3-6個月(視各校情況調整)

    規劃課程時間、安排多元內容

    訓練課程與師資之安排與聘任

    參訪節目之訓練與安排(需配合參訪學校的時間、場地、活動,規劃出能展現本校特色之節目)

    擬定課程總時數與鐘點費,並製作課程紀錄、上課老師與學生的簽到表

*課程內容應包括:各校年度參訪主題、語文、文化、禮儀、旅遊資訊…等,以提升交流深廣度。

學務處

教務處

總務處

會計室

人事室

隨隊老師

家長代表

得標廠商

 

活動前一至六個月

*發函至國外參觀學校或教學機關,並於活動前隨時保持聯繫。

*依活動及實際需求人力進行任務編組。隨隊人員由校長或籌備小組指派。

*人事室協助隨隊老師與行政人員公假事宜。

*教務處協助隨隊老師與行政人員課務事宜。

*規劃參與學生課業補強計畫(備用)

*視學生學習情形與家長密切聯絡。

*製作活動手冊、學習單或相關資料。

*建立特殊情況學生退團機制(包含申請時間、費用退還額度等)

*活動乘車、用餐、住宿編組並要求集體行動。

*與得標廠商建立緊急事故處理機制、並確認駐外單位對口人員與聯繫方式(或其他支援單位)

*應與得標廠商確認校外教學所有活動流程。

*列出國外參訪行程攜帶公物之清單,以利行前準備。

 

承辦人

總務處

得標廠商

 

視國際交流參訪天數而定

*有關人員實地瞭解活動路線、餐宿地點、交通狀況、參訪學校、參訪機構、以及雨天備案的場地與行程。

*勿接受廠商招待之活動。

承辦人

籌備小組

得標廠商

國外參訪活動執行

 

探勘報告-討論行程缺失與修正

 

 

國外參訪活動前集合、

確認物品齊全、授旗出發

 

行前說明會

 

 

師長說明會

學生說明

 

路勘後儘速辦理

 

    依契約檢核校外教學活動計畫內容。

    經小組討論後,修正行程或參訪內容。

*行程修正需考量參訪門票費用之增減

承辦人

籌備小組

得標廠商

隨隊人員

家長代表

參加學生

 

 

活動前1-5天辦理完成

*師長說明會時,建議請廠商將地圖、行程表及重要景點照片做成簡報,並說明注意事項,並列入記錄

*學生說明會時,發活動手冊,向學生宣布活動日程、實施地點、教學內容、人員編組、攜帶物品,並要求服從師長指揮,不得擅自離隊。(請家長陪同出席並了解活動內容)

*將全團師生護照影印2份備查,一份留校、一份由領隊保管

*提醒團員務必準時報到

*若為早出或晚歸的行程,需事安排家長接送事宜

承辦人

得標廠商

隨隊人員

參加學生

 

活動第一天

*機場接送車輛,行前會同廠商,依安全檢核表檢查車輛設備、安全設施、車齡、駕駛證件與精神狀況,並貼妥車次標示。

*確認人員與攜帶物品皆已清查完畢。

*確認登機相關事宜已完成。

租用交通工具出發前檢查及逃生演練紀錄表(請參考教育旅行附件2)

承辦人

得標廠商

隨隊人員

參加學生

 

參訪期間

*應隨時提醒師生注意安全,隨時注意師生身體狀況。

*教師與隊輔應隨時查點人數,每段出發前應先告知集合地點及時間,每次集合須點名。

*禁止學生單獨行動。

*各車設聯絡人,以利行程中隨時聯繫、溝通。

*為了確實履約不得任意變更行程、無故中途解散、或提早結束。

*於活動期間,每晚均須執行巡房工作,以確認學生安全。

*提醒學生護照保管之安全性

承辦人

得標廠商

隨隊人員

參加學生

國外參訪活動結束

活動檢討

活動最後一天

*於返抵學校時,確實清點學生人數與攜帶物品,無誤後,回報學校主管及校長後,再行解散。

 

承辦人

隨隊人員

籌備小組

相關師資群

 

活動結束後3-5天內

    活動檢討以書面呈現,作為驗收會議及日後修正國際參訪活動參考。

 

承辦人

得標廠商

各處室主任

經費核銷及驗收會議

檢討與展望

活動結束後二週內

*彙整所有需核銷之單據。

*經費收支依相關規定完成經費核銷程序。

*務必依時限完成核銷

承辦人

相關老師

 

 

活動結束後一個月內

*指導學生以多元方式彙整國際參訪活動成果。

*彙整成果資料存查建檔,供日後活動參考。

 

 

 
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