學生事務處重點工作標準作業程序

工作項目

國際教育旅行

編號

B018

承辦單位

各校指定

承辦人

各校指定

法令依據

1.教育部「教育部補助高中職學校推動海外教育旅行經費審查原則」。(附件一)

2.教育部「教育部所屬學校及實施作業基金機關因公派員出國案件處理要點」。(附件二)

3.教育部「教育部補助及委辦經費撥核結報作業要點(附件三)

4.「臺北市政府教育局審核學校申請藝術展演交流經費補助作業須知」(附件四)

會辦單位

作業流程

執行時間

作業要領

注意事項

承辦人

相關處室

相關老師

家長會代表

＊查閱之前活動辦理的公文及紀錄(或向其他學校請教)

＊調查及彙整親師生對活動辦理的意見，為本年度出訪的主題定調

＊確定校內承辦單位

各處室主任、相關老師、

家長代表、

學生代表

承辦人

出訪前一年

＊會議場地預借，發出開會通知單

＊成立籌備小組(含主籌劃者)

＊商定此次國際交流主題、參訪時間、參訪形式或參訪國家…等議題

＊於公開場合宣導並鼓勵報名(需先做意願調查，並清查弱勢學生人數，以利補助申請佐證)。

＊可先詢問教育部國際教育旅行聯盟，欲參訪國家有無適當學校推薦、或本校參訪有接待意願的學校

＊如欲向教育部中辦提出補助申請，則需特別注意「教育部補助高中職學校推動海外教育旅行經費審查原則」相關內容—人數、天數、國家、交流學校數、補助資格、參訪時段限制…等要點。

＊如欲向臺北市教育局提出補助申請，則需特別注意「臺北市政府教育局審核學校申請藝術展演交流經費補助作業須知」相關內容與要求。

＊需考量學校特色、資源、師資、探詢學生意願並粗估可能參加學生人數。

＊目前教育部中辦可接受『國際教育旅行聯洽日方學校申請』。填報後1-2月會有回應。

承辦人

會後2天內

＊若會辦過程中，仍出現不同的意見則可先進行個別溝通，再陳請校長裁示。

＊若有必要時，可再召開第二次籌備會

承辦人

籌備小組

相關師資群

每年12月以前

＊    接洽可能的參訪交流學校

＊    擬定本校國際教育旅行實施計畫(含行程計畫、籌備計畫…)

承辦人

籌備小組

每年12月

＊    向教育部中辦提出經費補助申請，務必於規定時間前將本年度計畫陳報出去(逾期不受理)。

＊    依各校活動性質向相關單位申請補助(並不一定都可獲得經費補助)

＊經費補助其他管道：交通部觀光局、台灣觀光協會、僑委會、各校家長會、社區資源…

承辦人

籌備小組

提出申請之隔年2-3月

＊    依當年度審查原則，可能需要親赴複審會議備詢或做相關事宜的確認。

＊    確認教育部中辦來文核撥經費金額無誤。

＊    與國際教育旅行聯盟保持密切接觸，適時請益。

＊經初審、複審後會核定，並公告獲補助學校名冊

承辦人

總務處

各處室主任

出團前4個月

＊    預估此團人數上限(規劃案上需寫明─依實際參加人數為準)

＊    事前討論招標規劃案的重要項目與詳細內容(如協助聯繫參訪學校、旅外期間之必要服務與設備、各項違約罰責…)。

＊    公開招標依採購法辦理。如欲採用最有利標，則需先取得主管機關同意。

＊    開標過程與討論內容須全程錄影或錄音，以為日後佐證。

＊    需慎重考慮國外旅遊需求(如租用當地手機與門號、機票護照保管之配合…)並納入合約內容

＊    需保留機票、登機證等單據，回國核銷

承辦人

出納組

於招標完成、補助申請核准後進行

＊    完成含實施計畫之招生宣傳、家長同意書與學生公約，並廣為宣導(如報名踴躍，可增設篩選機制)。

＊    進行收費與核對事宜(依各校情形，採取分期或一次繳費)。

＊    清查已報名之弱勢學生人數。

＊    注意是否另有其他學生問題出現(如：有繳費困難、家長疑慮、導師意見等)

＊    應需將行程表、活動經費表、預定課程規劃明列於通知單上，以利家長了解活動之安排。

＊    通知單上需列繳費金額、繳費方式與繳費期限

承辦人

籌備小組

相關師資群

得標廠商

為期3-6個月(視各校情況調整)

＊    規劃課程時間、安排多元內容

＊    訓練課程與師資之安排與聘任

＊    參訪節目之訓練與安排(需配合參訪學校的時間、場地、活動，規劃出能展現本校特色之節目)

＊    擬定課程總時數與鐘點費，並製作課程紀錄、上課老師與學生的簽到表

＊課程內容應包括：各校年度參訪主題、語文、文化、禮儀、旅遊資訊…等，以提升交流深廣度。

學務處

教務處

總務處

會計室

人事室

隨隊老師

家長代表

得標廠商

活動前一至六個月

＊發函至國外參觀學校或教學機關，並於活動前隨時保持聯繫。

＊依活動及實際需求人力進行任務編組。隨隊人員由校長或籌備小組指派。

＊人事室協助隨隊老師與行政人員公假事宜。

＊教務處協助隨隊老師與行政人員課務事宜。

＊規劃參與學生課業補強計畫(備用)。

＊視學生學習情形與家長密切聯絡。

＊製作活動手冊、學習單或相關資料。

＊建立特殊情況學生退團機制(包含申請時間、費用退還額度等)。

＊活動乘車、用餐、住宿編組並要求集體行動。

＊與得標廠商建立緊急事故處理機制、並確認駐外單位對口人員與聯繫方式(或其他支援單位)。

＊應與得標廠商確認校外教學所有活動流程。

＊列出國外參訪行程攜帶公物之清單，以利行前準備。

承辦人

總務處

得標廠商

視國際交流參訪天數而定

＊有關人員實地瞭解活動路線、餐宿地點、交通狀況、參訪學校、參訪機構、以及雨天備案的場地與行程。

＊勿接受廠商招待之活動。

承辦人

籌備小組

得標廠商

路勘後儘速辦理

＊    依契約檢核校外教學活動計畫內容。

＊    經小組討論後，修正行程或參訪內容。

＊行程修正需考量參訪門票費用之增減

承辦人

籌備小組

得標廠商

隨隊人員

家長代表

參加學生

活動前1-5天辦理完成

＊師長說明會時，建議請廠商將地圖、行程表及重要景點照片做成簡報，並說明注意事項，並列入記錄

＊學生說明會時，發活動手冊，向學生宣布活動日程、實施地點、教學內容、人員編組、攜帶物品，並要求服從師長指揮，不得擅自離隊。（請家長陪同出席並了解活動內容）

＊將全團師生護照影印2份備查，一份留校、一份由領隊保管

＊提醒團員務必準時報到

＊若為早出或晚歸的行程，需事安排家長接送事宜

承辦人

得標廠商

隨隊人員

參加學生

活動第一天

＊機場接送車輛，行前會同廠商，依安全檢核表檢查車輛設備、安全設施、車齡、駕駛證件與精神狀況，並貼妥車次標示。

＊確認人員與攜帶物品皆已清查完畢。

＊確認登機相關事宜已完成。

租用交通工具出發前檢查及逃生演練紀錄表(請參考教育旅行附件2)

承辦人

得標廠商

隨隊人員

參加學生

參訪期間

＊應隨時提醒師生注意安全，隨時注意師生身體狀況。

＊教師與隊輔應隨時查點人數，每段出發前應先告知集合地點及時間，每次集合須點名。

＊禁止學生單獨行動。

＊各車設聯絡人，以利行程中隨時聯繫、溝通。

＊為了確實履約不得任意變更行程、無故中途解散、或提早結束。

＊於活動期間，每晚均須執行巡房工作，以確認學生安全。

＊提醒學生護照保管之安全性

承辦人

得標廠商

隨隊人員

參加學生

活動最後一天

＊於返抵學校時，確實清點學生人數與攜帶物品，無誤後，回報學校主管及校長後，再行解散。

承辦人

隨隊人員

籌備小組

相關師資群

活動結束後3-5天內

＊    活動檢討以書面呈現，作為驗收會議及日後修正國際參訪活動參考。

承辦人

得標廠商

各處室主任

活動結束後二週內

＊彙整所有需核銷之單據。

＊經費收支依相關規定完成經費核銷程序。

＊務必依時限完成核銷

承辦人

相關老師

活動結束後一個月內

＊指導學生以多元方式彙整國際參訪活動成果。

＊彙整成果資料存查建檔，供日後活動參考。