學生事務處重點工作標準作業程序

工作項目

舞會

編號

B013

承辦單位

學生事務處

承辦人

學生活動組

法令依據

學校行事曆

會辦單位

作業流程

執行時間

作業要領

注意事項

班聯會

學生活動組

學生事務處

開學第1週

＊查閱之前活動辦理的公文及紀錄

＊調查及彙整師生對活動辦理的意見

＊前置作業：處室會報（確定活動工作執掌、時間表以及地點）。

＊召開舞會第1次籌備會議，擬定公開徵求企劃書及報價單評選辦法。

班聯會

學生活動組

學生事務處

活動前8週

＊召開舞會第2次籌備會議，確定企畫評選辦法。

＊將評選辦法上簽呈，核示之後上網公告讓有興趣的廠商提出企劃書。

＊上網公告時間為3~5天。

班聯會

學生活動組

學生事務處

活動前7週

＊召開廠商說明會。

＊確定合作廠商，通知得標廠商且上網公告此訊息。

＊與廠商簽定合約書。

＊召開舞會第3次籌備會議，依照廠商所寫的企畫書進行討論，確定活動流程與所需的器材。

＊確定企畫書內容。

＊班聯會各組分工確定。

＊注意規範與火有關的活動，且不得施放煙火。

＊特別強調音量控管，列入合約內容約束，並向環保單位報備。

＊籌備會議中確定舞會工作人員之組織分工與任務編配。

＊企畫書內容包括活動流程與經費。

班聯會

學生活動組

活動前6週

＊確定票券價錢。

＊開始對校內同學徵召舞會工作人員。

＊召開工作人員說明會（學生），會後進行報名與分組。

＊建立工作人員聯絡方式。

＊票價分成校內、校外、當日售票三種價錢。

＊徵召工作人員。

班聯會

學生活動組

活動前5週

＊召開第1次工作會議（班聯會）。

＊製作舞會票券訂購單，並發至各班，進行校園宣傳。

＊預估文宣品數量。

＊票券訂購數量需有限制，以便控制票券印製數量。

＊文宣品包括海報、票券、工作證（海報要包含宣傳舞台布置所需的數量）。

班聯會

學生活動組

活動前4週

＊確定所有文宣品數量，並且印製。

＊製作工作會議手冊。

＊發文通知校長、各處室與師長召開工作會議。

＊各組工作進度確認。

＊票券包含公關票、師長優待票。

校長、各處室主任、教師會代表、各年級級導師、學科主席、家長代表、班聯會

活動前3週

＊寄發宣傳品到各校，並開放校外訂購票券。

＊召開工作會議（師長）。

＊召開第2次工作會議（班聯會）。

＊申請配合活動需要之校內場地。

＊製作公關函與新聞稿並上簽呈。

＊師長票券在工作會議中連同手冊一起發放。

＊若要借用處室（或教室），要獲得處室主任（或導師）的同意。

班聯會

學生活動組

學生事務處

活動前1-2週

＊統計並寄發校外票券。

＊發放全校師生票券或邀請函。

＊各組工作進度確認。

＊各種表演活動確認（校內社團）。

＊校內紀念品販賣開始。

＊確定社區公關函內容。

＊確定新聞稿內容並送至教育局。

＊製作並張貼校內移車（或停車）通知。

＊發送新聞稿至媒體。

＊刊登舞會注意事項於通報。

＊發放票券給沒參與工作會議的其他師長。

＊請衛生組老師協調垃圾車活動當天來的時間與動線。

＊發放睦鄰之公關函，師長與班聯會拜訪里長。

班聯會

學生活動組

學生事務處

活動前3天

＊召開第3次工作會議，確定活動當日，各組工作內容與定位點（班聯會）。

＊搭設活動所需要之棚架。

＊若有SNG車要進入校園，注意其動線與來訪時間。

班聯會

學生活動組

學生事務處

活動前1天

＊召開行前工作會議，確認各流程是否順暢及需改進之處（班聯會）。

＊放學後進行搭建舞台之工程。

＊會場佈置。

＊張貼活動動線指標。

＊擺放活動用之垃圾桶。

＊行前會要確定活動當天工作人員的工作內容（與活動時間點配合）。

＊廁所位置及安全門須標示清楚（尤其男廁）。

來賓及

全校師生

各處室

家長志工

活動當日

＊服務人員於工作開始前30分鐘集合，再做一次工作的確定。

＊架設硬體設備。

＊表演團體採排（包括藝人與社團）。

＊16：00清場，全校淨空。

＊活動中注意場地的整潔。

＊活動結束後進行善後工作。

＊注意維護場地秩序與安全

＊注意時間掌控，準時結束。

＊特別注意廁所的整潔及照明，注意音量控管。

校長、各處室主任、教師會代表、各年級級導師、學科主席、家長代表、班聯會

活動後1週

＊召開檢討會，檢討結果作為日後修正辦理舞會實施之參考。

＊依約核定支付廠商尾款，並辦理相關核銷手續，事實公布帳目，以招公信。。

＊彙整相關資料存檔參考。

＊活動照片上網提供同學下載。