學生事務處重點工作標準作業程序

工作項目

畢業紀念冊製作

編號

B017

承辦單位

學務處

承辦人

學生活動組組長

法令依據

學校行事曆

會辦單位

作業流程

執行時間

作業要領

注意事項

請自行下載

5月中旬

＊擬訂實施計畫草案

＊參考以往之實施成果或徵詢校內師生意見。

處室主任

、高二導師及學生代表。

5月底

＊召開畢冊製作籌備會

＊推選畢冊製作指導小組。

＊提出畢冊規格需求

學生活動

組

6月初

＊    若有新增意見可個別溝通，再陳請校長裁示

＊    視需要可召開第二次籌備會

畢業班導師

6月初

＊發出調查表，了解學生購買意願，以利後續採購事宜

＊儘量鼓勵學生購買

總務處

會計室

6月中-6月底

＊向總務處提出需求數量，包含拍照及畢冊印製兩部分

＊依採購程序進行

＊10萬元以下不需進行招標

＊可商請協助於學期結束前辦理招標作業，以利聘請相關老師評審。

＊印製數量應多於實際需求量以應不時之需

廠商

7-8月

＊各班組成畢冊編輯小組。

＊邀請廠商為學生說明畢冊製作方法及注意事項

＊廠商為學生安排畢冊製作課程應納入招標規格

學務處、

導師

9月中-11月中

＊安排照相日期、時間、地點等事宜，並進行公告及通知

畢業班各班編輯小組

8月底-2月底

＊製作注意事項作成書面，提供學生隨時參考

＊共同頁面部分可邀請校內具有專才的教師協助

學生活動組+廠商

3月初

＊須預留學生延遲繳件的時間，不可超過合約預定時間

學生活動組

3月初

＊依會計程序，發通知單告知導師暨家長進行繳費。

併代收代辦費收費

廠商

3月中

畢業班各班編輯小組

4月

＊可依實際狀況增加校稿人員及校稿次數(至少1-2次)

＊班級頁送導師初閱，活動組長複閱，學務主任三閱，並簽名與蓋章

廠商

5月

＊留意廠商承覽家數，必要時親至工廠監督進度

總務處+會計室

5月底

＊依會計程序進行驗收及核銷

校長、各處室及家長會

6月初

＊集合各班班長領取，帶回各班進行發放並簽收。

＊除學生部份，亦應將畢冊送導師、圖書館、校史室存留參考

＊畢業典禮前驗收、發放

學生活動組

6月中

＊將檢討會議結果建檔為日後辦理改進之參考